Quy trình thuê sàn văn phòng trong 30 ngày: từ lập nhu cầu đến nhận bàn giao
Thuê văn phòng là dự án nhỏ có nhiều đầu việc song song. Khung 30 ngày dưới đây phù hợp cho nhu cầu 100 đến 400 m².
Tuần 1: Xác định nhu cầu
- Chốt số nhân sự hiện tại và dự kiến 24 tháng, số phòng họp, nhu cầu pantry, kho.
- Xác định ngân sách thuê tối đa mỗi tháng đã gồm phí dịch vụ và VAT.
- Khoanh vùng 2 đến 3 khu vực ưu tiên theo vị trí nhà nhân viên và khách hàng.
- Lập danh sách tiêu chí bắt buộc và tiêu chí mong muốn.
Tuần 2: Khảo sát và lập danh sách ngắn
- Yêu cầu báo giá từ nhiều toà nhà, quy về cùng mặt bằng so sánh.
- Đi xem thực tế vào giờ cao điểm để đánh giá thang máy, chỗ để xe, tiếng ồn.
- Chọn 2 đến 3 phương án đưa vào vòng đàm phán.
Tuần 3: Đàm phán và ký ghi nhớ
- Thương lượng giá, rent-free, đóng góp fit-out, lịch tăng giá, điều khoản thoát.
- Ký thoả thuận đặt chỗ hoặc biên bản ghi nhớ kèm điều kiện.
- Luật sư rà soát dự thảo hợp đồng thuê chính thức.
Tuần 4: Ký hợp đồng và chuẩn bị thi công
- Ký hợp đồng, chuyển đặt cọc và kỳ thanh toán đầu.
- Nộp hồ sơ thiết kế cho ban quản lý phê duyệt.
- Lên kế hoạch chuyển dọn, thông báo thay đổi địa chỉ với đối tác và cơ quan thuế.
Sau bàn giao
Lập biên bản hiện trạng có ảnh, ghi nhận chỉ số đồng hồ điện nước, kiểm tra điều hoà và ổ cắm trước khi thi công. Giữ toàn bộ chứng từ để đối chiếu khi trả mặt bằng.
